La sala conferenze: l’hotel al servizio del business

Le strutture alberghiere di grandi dimensioni hanno spesso a disposizione una o più sale per incontri, conferenze e celebrazioni. È importante offrire un servizio impeccabile sia per quanto riguarda l’accoglienza e il catering che per i servizi di natura tecnica.

Un servizio per aziende sempre più “social”

Da diversi anni le politiche aziendali sono cambiate, includendo sempre più eventi per la partecipazione dei dipendenti al fine di promuovere il cosiddetto team building. Non solo conferenze, quindi, ma le sale degli hotel vengono anche scelte per occasioni semi-informali, dove a discorsi e presentazioni a carattere lavorativo possono alternarsi veri momenti di aggregazione.

Non tutti gli uffici dispongono di sale grandi, soprattutto quando si tratta di riunire personale di varie filiali. Un centro congressi può alle volte sembrare la scelta più pratica, ma gli hotel garantiscono spesso un ambiente più accogliente e si adattano meglio anche a eventi non formali.

Anche i corsi di formazione acquistano maggior prestigio se vengono organizzati in albergo. C’è infatti la possibilità di organizzare buffet e pranzi per i partecipanti, oltre alla comodità di poter disporre di una camera in caso di trasferta.

È importante istruire il personale sulla gestione delle sale, a partire dalle modalità di prenotazione. Al momento del sopralluogo dovranno essere presi tutti gli accordi necessari al corretto svolgimento dell’evento. Spesso è meglio anticipare le esigenze del cliente proponendo servizi aggiuntivi o suggerendo possibili alternative: l’esperienza dello staff si vede proprio da questo e sarà molto apprezzata.

Per chi vuole approfondire l’argomento, in questo interessante articolo pubblicato su ilSussidiario.net sono elencati ulteriori consigli su come scegliere una sala conferenze.

Moderna, accogliente e funzionale

Gli arredi sono importanti, dalla comodità e gestione delle sedute, da disporre secondo le necessità degli organizzatori, fino ai supporti audio e video, come i microfoni da scrivania e i monitor da parete, che devono essere di dimensioni sufficientemente grandi. È necessaria la presenza di personale per l’accoglienza e di personale tecnico per seguire l’impianto di amplificazione e video in modo da non disturbare il regolare andamento dell’evento.

Il design della sala può essere classico o moderno, a seconda dello stile della struttura ricettiva. È bene che i singoli elementi, come la decorazione delle pareti e i tendaggi, siano curati. Se la sala è moderna, con muri a tinta unita, potrà essere abbellita con una serie di poster come quelli proposti da Desenio, mentre se è rivestita di carta da parati si potrà arricchire con stampe d’epoca oppure, se è di dimensioni limitate, con uno specchio in cornice dorata per donarle profondità.

L’illuminazione non deve assolutamente essere sottovalutata! È incredibile come l’atmosfera di una sala elegante possa essere completamente rovinata da luci fredde al neon. Meglio affidarsi a luci calde e diffuse, magari a parete, con l’accortezza di approntare un sistema di attenuazione nei confronti della sala. La zona dei relatori deve invece essere maggiormente in luce. Inoltre, è bene che il sistema di gestione delle luci sia affidato al personale della struttura, per evitare imbarazzanti situazioni che possono sminuire l’immagine professionale dell’incontro.

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